天津市教育委员会文件

 

津教委〔2017〕33号

市教委关于印发进一步加强天津市

高校档案工作的意见的通知

 

教育系统各单位：

为进一步加强天津市教育系统档案工作，根据《中共中央办公厅国务院办公厅印发<关于加强和改进新形势下档案工作的意见>的通知》（中办发〔2014〕15号）和《高等学校档案管理办法》(第27号令)，制订了《关于进一步加强天津市高校档案工作的意见》（以下简称《意见》），现予以印发，请各高校遵照执行。

各直属单位参照《意见》的相关精神和原则，结合实际制订本单位的管理规定，切实把档案工作做好。

2017年7月3日

（此件主动公开）

 

关于进一步加强天津市高校

档案工作的意见

 

为全面落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）文件精神，促进我市高等教育事业发展，加强档案工作规范化管理，提高档案工作服务能力和水平，根据教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》（第27号令，以下简称《办法》），结合我市高校档案工作实际，提出以下意见。

一、充分认识做好新时期高校档案工作的重要性

档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好高校档案工作能有效地促进高等教育事业的科学发展。

近年来，全市各高校档案馆（室）在学校党委和行政的领导下，紧紧围绕高等教育事业发展的大局，依法加强档案事业管理，不断强化基础业务建设，积极开展档案服务，为领导决策、工作查考、编史修志、事业发展和社会组织以及广大师生校友提供了全方位多层次的服务。但是，面对新形势新任务新要求，我市高校档案工作还存在着一些问题，主要是：对档案工作的重要性认识不到位，档案队伍主动提供高水平服务的能力不足，档案库房空间不够、经费不能满足档案数量日益增长的需要，档案信息化与学校信息化建设不同步，等等。因此，充分认识加强新时期档案工作的重要性和紧迫性，加快档案事业建设，将档案工作作为现代大学制度建设的重要内容，不断推进高校档案事业科学发展，意义重大。

二、完善档案工作体制机制

（一）加强对全市高校档案工作的指导和监督

加强学校档案工作的指导和监督是做好高校档案工作的关键。高校档案工作是高等学校工作的重要组成部分。天津市教育委员会主管全市高校档案工作。天津市高校档案工作接受天津市档案局的业务指导。高校档案工作应纳入天津市教育事业发展规划，纳入学校事业发展规划。

（二）明确学校领导的档案工作职责

高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：

1.贯彻国家关于档案工作的法律法规，批准学校有关档案工作的发展规划、规章制度，结合学校档案工作实际提出指导性意见；

2.将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

3.建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；

4.研究决定高校档案工作中的奖惩机制和其他重大问题。

（三）确立档案工作体制

要进一步完善校长领导、分管校领导协助校长负责、档案归口统一集中管理，部门或课题组立卷以及各方面共同参与的档案工作体制，以制度促进档案的收、管、用，确保分工明确，各司其职，形成合力。

（四）提高档案管理部门依法履职能力

高校档案部门要切实履行法律赋予的职责，制定和完善档案工作各项规章制度，引导、帮助归档单位做好档案归档工作，创新档案管理模式，拓展档案工作领域；要加强对档案法律法规贯彻落实情况的督促检查，会同相关部门加大对档案违法案件的查处力度；建立健全档案工作责任制，建立档案工作考核、检查通报制度；规范档案流向，妥善进行档案处置，严防档案流失，对处置不当造成档案流失的，要依据《档案管理违法违纪行为处分规定》（中华人民共和国监察部中华人民共和国人力资源和社会保障部国家档案局令第30号），追究部门领导和责任人的责任。

三、加强档案资源体系建设

（五）加大档案收集整理力度

按照《办法》的要求，各高校要逐步建立起党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等门类齐全、馆藏丰富、管理科学的馆（室）藏体系，特别要关注重大活动、重大建设项目档案的收集整理。各校要将部门业务工作与归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收，确保档案齐全、完整、准确、系统。要面向社会开展重要档案资料的征集工作。

要结合工作实际，编制高校内设机构的文件材料归档范围和档案保管期限表，力争两年内完成高校各类文件材料归档范围和保管期限的制定或修订工作。要根据需要对馆（室）藏档案信息资源进行深层次、全方位的整合与开发，形成客观、准确、全面、真实的综合档案资料，使之成为学校教学、科研和管理有价值的资源库。

（六）加强民生档案收整

要重视涉及师生权益的民生档案工作，着眼广大师生和社会需求，科学整合档案资源，重点研究民生档案归档范围，将涉及教职工和学生切身利益的文件材料及时收集、归档，重点要做好学籍、职务职称、工资福利、社会保障、住房、民生工程等档案的管理。

（七）加强电子文件管理

按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）和《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-20020)的规定，制定适合本校实际的电子文件归档和管理办法，把电子档案列入高校档案馆（室）的接收范围，切实加强对电子公文归档、电子档案管理的监督和指导工作，妥善做好电子文件的保真、保密和保存工作。

四、加强档案利用体系建设

（八）创新档案服务方式

要找准档案服务学校各部门和社会的切入点和结合点，转变思想观念，改变过去那种“你提需求，我服务”的被动服务模式，增强服务的主动性、预见性和前瞻性，根据学校内外档案服务需求，积极创新多元化、多层次、多模式的档案信息资源开发利用服务方式，不断挖掘丰富的档案信息资源，努力提高服务水平。

（九）加大档案开发力度

要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”，提供高层次、高质量的档案信息产品。要不断适应网络媒介的快速发展和档案信息化的趋势，积极稳妥地将档案信息资源上网传播，创造出利用者欢迎的种类多样的档案数字资源和网络资源产品，使档案信息资源产生更大的辐射力。

（十）加快档案数字化建设

按照国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》要求，加强档案目录数据库建设，尽快实现文件目录机检；要有计划、有步骤地开展对馆（室）藏重要、珍贵、利用频率高的档案数字化工作，建立重要档案全文数据库和多媒体数据库，做到数字档案信息格式统一、数据规范、便于查询、长期可读，逐步向数字化档案馆（室）迈进。

（十一）加强档案网站建设

要支持档案馆（室）尽快建立档案信息网站，主动开放档案资源，不断拓展服务功能，力争做到档案信息的远程查询、在线归档和全文浏览，实现档案资源共建共享，为学校和社会提供方便快捷的档案信息服务。

五、加强档案安全体系建设

（十二）建立健全档案安全责任制

要加强对档案安全和保密工作的领导，牢固树立“安全第一、预防为主”的思想，建立健全档案安全保管和保密工作责任制，定期开展自查，及时发现和排除隐患、堵塞漏洞，严防档案损毁和泄密事件发生；要建立完善档案安全应急制度，确保档案受到危害时得到优先抢救和妥善处置，把损失降到最低限度。要建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，对发生安全事故的部门和个人，要依法追究有关领导和责任人的责任。

（十三）加强档案制度建设

按照《高等学校档案工作规范》（教办〔1993〕429号）要求，制定和完善档案工作制度和规范，建立完善档案收集、分类整理、鉴定、归档、移交、保管、安全保密、查询借阅、检查核对、责任追究等工作制度，实行定岗、定人和定责管理，不断规范档案工作。没有实现规范化管理的单位，要找差距、添措施、创条件，力争3年内达到《办法》和《高等学校档案工作规范》的要求。

（十四）改善档案保管保密条件

按照档案安全保管、保护、保密的要求，学校要为档案部门提供涉密、声像、电子等特殊载体档案专用的、符合档案管理要求的库房，并配置恒温、恒湿、防火、防渍、防害等必要设施。对重要档案、特殊载体档案（如：电视、照片、录音、录像、电子等档案）实行异地异质备份保管，定期对存储介质进行查验和认证，确保高校重要档案、电子文件、电子档案的长期保存和有效利用。

（十五）加强保密措施

要高度重视档案信息安全建设，按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系，严格执行安全保密制度，对上网文件或档案进行严格审查，严防涉密文件或档案传输到非涉密网络上，同时要加强档案管理系统的身份认证和密钥管理工作，确保档案数据安全。

六、加大对档案工作的支持保障力度

（十六）加强对档案工作的领导

要将档案法律法规宣传教育纳入学校普法规划，要切实把档案工作纳入学校事业发展规划和年度工作计划，列入学校各部门的工作职责，列入工作考核检查的内容。主要校领导要定期听取档案部门工作汇报，定期督促检查，及时研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障，为档案事业发展创造良好的环境。

（十七）完善档案投入机制

要把档案工作经费足额列入学校预算，并设立档案信息化建设专项经费，落实重大或特殊档案项目经费，保障档案抢救、档案安全、档案资源建设等经费需求，并随着归档数量的逐年增多和业务的拓展，逐年加大经费投入力度。

各高校要尽快建立与学校办学规模相适应的高校档案机构。按照《办法》的要求，建校历史在50年以上，或全日制在校生规模在1万人以上，或已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上的高校，应当独立设置档案馆。要明确高等学校档案部门既是学校档案工作行政职能部门，又是永久保存、提供利用档案的重要基地。各高校应明确“处馆合一”或“科室合一”的管理体制，保证其全面履行档案行政和档案管理的职能。

要依据《档案馆建设标准》（建标103—2008），做好档案馆库设备设施的配置，力争把我市高校档案馆建设成为面积达标、设施完善、功能齐全，具有档案安全保障能力和公共服务功能的现代大学档案馆，逐步实现档案馆集中保管档案的基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、校务公开信息查阅中心（已公开现行文件利用中心）和电子文件中心“五位一体”的服务功能。

（十八）完善专职档案人员队伍

1.配齐配强高校档案专职人员。

根据学校规模、馆藏数量和任务的变化，定期核定档案专职人员编制。档案专职人员基数编制按照《劳动人事部 国家档案局关于颁布<地方各级档案馆人员编制标准>（试行）的通知》进行核定，并在核定基础上，为电子文件（备案）中心、数字化档案馆和爱国主义教育基地建设提供必要的人力支持。

要按照政治素质好、文化水平高、专业能力强、思想作风硬的标准，配强档案馆（室）的领导班子，馆长、副馆长或综合档案室主任应选择那些热爱档案事业、具有高级技术职称、有较强组织管理能力和开拓创新精神的同志担任。要选拔责任心强的干部充实档案管理队伍，对人员配置不足或严重缺编的档案馆（室），学校应积极创造条件配齐。

2.加大档案人员培养力度。

培养高素质人才是促进高校档案事业健康发展的前提。要重视档案人员继续教育和专业技术培训工作，把档案人员的培养、选拔和交流纳入学校人力资源建设和干部培养规划。要关心档案人员的工作和生活，认真解决好他们在工作、学习、生活等方面的实际问题。对专职从事档案工作人员，要实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，保证他们在职称、职级和工资福利等待遇上享受学校教学、科研和管理人员的同等待遇。

3.关心档案人员身心健康。

要认真落实《办法》中关于“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助”的要求，确保档案工作人员享受劳动保护待遇，按照法律法规的有关规定采取有效措施防止中毒事故和职业病的发生，并落实专职档案人员岗位保健津贴政策。